超强插件天团帮助您彻底摆脱耗时繁琐的工作

对于许多员工来说，没有什么比像数据录入这样的手工任务更让人精神崩溃的了。将客户信息更新到数据库中是枯燥的、重复的、耗时的。更令人担忧的是，在这个乏味的过程中，一个错误就会导致业务层面上的损失，所有这些重复的两分钟任务都会对生产力和工作流程构成重大风险。

根据 SnapLogic 的说法，每年每个员工的数据输入等工作要花掉公司 19 个工作日。如果您也有同感，我们有一个好消息：工作流自动化工具在弹指之间就能完成这些重复琐碎的工作。

工作流自动化将传统的手工项目或业务流程分配给一台计算机来完成，它依靠基于规则的逻辑来实现传统的纸笔任务的自动化。

自动化的工作流程节省的不仅仅是几分钟的时间。现代化工作流技术也大幅提高了效率，为优先级高和影响力大的项目创造了更多的时间，减少了繁忙的工作，使团队可以休息，更重要的是员工可以更具创造力，并进行创新。

以下是一些常见的任务，自动化工具可以为您的工作流程增加很多价值。

1. 自动将问题分配给您的团队

您可以使用项目管理软件，如 Jira，将闲置的问题自动分配给您的团队成员，以改善工作流程。

根据您使用的项目管理软件，一个问题可以是一个请假单，一个服务台工单，或者一个项目。通常情况下，团队将未分配的问题留给员工自行处理。因此，这些问题往往会被忽略。

你可以用 Jira 加快工作流程的开发和自动分配问题，Jira 是一个项目管理工具，包括许多节省时间的自动化功能。选择你的触发器。触发器听取事件。例如，为了管理你的工作问题，你可以把Issue Created设置为一个触发器。这样，只要在 Jira 中生成一个问题，自动化就会处理它。

• 添加条件。条件允许您缩小规则的范围。例如，可以确定某个问题字段是否符合您的特定要求。

• 添加行动。行动允许您执行各种任务，如创建子任务、发送通知，以及编辑问题。

此外，假设您的团队有更具体的工作流自动化需求，您想建立更高级的自定义自动化。在这种情况下，你可以通过工作流应用程序来实现，如 Scriptrunner for Jira 或 Jira Misc workflow Extensions。在 Jira 中有无数的机会去创造能够满足团队不同需求的自动化。

查看自动化模板库，帮助您入门。

2. 校对文档

在博客文章、电子邮件、文件或网站中出现错别字不仅令人尴尬，而且还可能损害你的声誉或造成经济损失。

Website Planet 网站的一项研究发现：

• 有错别字的网页比没有错别字的网页损失的潜在客户数量几乎多一倍。这是因为如果您的网站充满了语法错误，人们就不可能从您的网站上购买产品和服务。

• 网站访问者在有错别字的网页上花费的时间减少了8%。一个原因是，拼写错误导致人们离开您的网站。

校对工具可以纠正错误，如糟糕的词汇、不正确的语法和上下文拼写错误。这些工具能做的不仅仅是检查拼写和语法。它们还可以通过自动识别关键问题来帮助优化工作流程。例如，Grammarly 使用 AI 来帮助您：

• 识别薄弱的措辞，如被动语态和过于复杂的句子。

• 查找现有词语的同义词。

• 修复不一致的风格。

• 避免单词重复。

3. 自动化日程安排

日程安排是一个常见的商业流程，是重复和乏味的。寻找合适的时间，提前分享会议链接和必要的文件，以及在截止日期之间周旋，都会影响您的工作流程。在安排会议的机制之上，你还必须确保员工的时间表平衡，确保他们不会超额预定。自动化的工作流可以帮助解决这个问题。

使用 Trello 的日历视图，即更强大的 Calendar Power-Up 版本，可以鸟瞰这个月的情况。该工具提供了对多日和全天事件的支持，允许您查看 Trello 面板上的到期日和高级检查表项目。初次之外，您还可以：

• 创建和编辑卡片，用来表示任务和想法。

• 拖放卡片来组织您的日历，自动调整日期。

• 设定每周或每月的个性化时间表。

一旦您开始使用 Trello，也有很多其他的方法来自动化工作流程，比如自动移动卡片，审查检查表项目，或与队友分享工作。

4. 分类并回复电子邮件

平均而言，一个办公室工作人员每周要花 13 个小时在电子邮件上。您可以使用工作流自动化来处理一些繁重的工作，从而为更重要的项目争取更多的时间。管理电子邮件包括分类、删除和发送，这些都是可以自动化的手动任务。

像Gmail这样的电子邮件工作流程自动化让你做到以下几点：

• 使用标签按主题、发件人或日期对收到的邮件进行分类。

• 当您忙的时候，让您的邮件先暂停，这样就可以在以后有时间的时候阅读它们。

• 使用固定消息自动回复常见问题。

• 将促销邮件安排在你的潜在客户最有可能打开它们的时候发送。

5. 连接不同的工具

想象一下，您正在给一个同事发了电子邮件，希望能见面开会讨论一份文件。您必须撰写这封邮件，浏览日历，寻找一个适合你们两个人的时间，然后在您的文件夹中寻找有关的文件，最后回到您的电子邮件，把所有的东西放在一起。

这种事情看起来很小，但所有的上下文切换都会增加并减慢生产力。一个具有工作流自动化的工具集成软件可以帮助您将它们全部同步。

有了 Zapier，您可以不用任何代码就能建立自定义的自动程序，您可以同步成千上万的应用程序来建立个性化的工作流程。这些包括日常工具，如谷歌文档、谷歌表格、QuickBooks、Slack、FacebookLead Ads 和其他 3000 个应用程序。

Zapier 使用 Zaps——网络应用程序之间的自动化工作流程——通过触发器和行动运行。触发器是一个 Zap 发起的事件，而行动是一个 Zap 执行的任务。

6. 精简您的服务台

COVID-19 的出现导致了 IT 支持指标的下降。一个服务自动化工具可以帮助您尽量减少这种恶化。

根据 MetricNet 的数据，每月服务台的工单数量增加了 35%，而解决这些工单的平均时间增加了 57%。更重要的是，工单的成本也增加了 29%。

如果您使用 Jira Service Management 进行客户支持，您可以使用 JSM 的内置自动化功能来自动化大量的工作流程和回应。另外，Atlassian 的应用市场提供了大量的工作流自动化应用，以满足更深入或独特的自动化需求。

例如，Koji是一个开箱即用的聊天机器人，可以连接到 Jira Service Management。Koji 可以：

• 回答常见问题，它在网上抓取最佳解决方案。

• 协助终端用户处理他们的工单。它为员工提供他们的工单状态，使服务台专业人员能够优先处理需要人工输入的任务。

• 产生分析结果以评估影响。项目经理可以审查客户的对话，以评估用户的满意度。

7. 发布到社交媒体

像沃尔玛、Shopify 这样的领先品牌都使用社交媒体工作流自动化工具。在社交媒体上亲自参与是非常重要的，用独特的声音和创造力来吸引受众的注意力。但并没有硬性规定您应该手动操作，而这正是自动化社交媒体工具可以提供帮助的地方。

当您构思出精彩的文案并创造出引人注目的视觉效果时，您可以将社交媒体管理的其他更繁琐的方面自动化。这包括安排发布时间，生成分析报告，以及策划重新发布的内容。

像 Hootsuite 或 Buffer 这样的工作流程自动化可以帮助您通过设置一个个性化的时间表来发布一般的更新、链接和其他内容。与其在各种应用程序和网站之间切换，你可以使用一个单一的仪表板来处理一切，提高效率和生产力，同时创造一个更顺利的工作流程。

如何决定何时进行自动化

工作流自动化使复杂的业务流程更容易管理，但有些时候最好还是跳过它。作为一条经验法则，避免将需要人工干预的任务自动化。这里有一些提示，希望可以帮助到您。

• 不要将不常见的或不寻常的任务自动化。如果有些任务不是很耗时和常规的，那么就没有必要将其自动化。

• 不要将灾难恢复和故障转移自动化。您需要人的投入来解决黑客的威胁、流氓员工和其他类似问题。

• 不要将高度复杂的业务流程自动化，特别是那些有大量移动部件的流程。