简单 4 步，成为企业内容管理的专家！

春节来临，我们都开始打扫和整理房间，干净整洁的居住环境已被证明可以帮助人们平静和安心。同样，在工作中，公司内部的信息、内容和知识井井有条，可以显著提高团队的工作效率以及对工作的满意度。

今天，我将与大家分享一些全球公司的 Confluence 最佳实践，这些实践也可以应用于您公司内部的内容管理。

为一切创造空间

专业的内容规划专家总爱说一句话：“ 一切一目了然，一切尽在掌握“。就像规划一个家一样，企业和组织内也需要为不同类型的内容提供一个安放的位置，无论是产品规格书、支持文档、人力资源政策还是市场营销计划。

Confluence 空间是将内容归类并组织成更高级别页面的方法。我们建议为每个团队（如工程，市场营销，支持或进行中的大型项目）创建一个独立空间，以便每个人都知道在哪里可以找到相关信息。

在我们创建一个新空间之后，可以用层次结构来规划组织。这有助于贡献者和使用者确切地知道添加新的（或现有）页面的位置。

例如，为产品营销团队创建新空间时，可以通过在空间中添加占位符页面来创建潜在未来内容的存储，一但我们开始添加嵌套在其下的子页面，该空间最终将成为  “父”页面（请参见下面的屏幕截图） 。 父页面显示在空间的页面树中，为您提供了进一步组织该空间内容的方法。

在每个父页面上，显示子页面很有帮助 - 有点像本地化的目录。我想插入子显示宏，以便所有子页面在创建或从其他位置移动后立即显示在父页面上。

为团队设置一个经过良好规划的空间，使团队成员可以轻松的使用空间并做出贡献，并从一开始就将页面添加到正确的位置。这对我来说是一场胜利！

你们不是市场营销团队？以下是来自不同 Atlassian 团队的其他一些示例供大家在做空间和页面规划的时候参考：

空间的持续监管

创建了正确规划的空间之后，不要就丢在那里随便用户使用。年度大扫除会是一个可怕的麻烦，但如果可以提前并经常性的整理和组织内容，从长远来看，是可以减少工作量，从而避免无序的内容堆积成山以后无从下手的尴尬。

在 Confluence 中，您现在可以在页面树中拖放项目来移动它们，这样一旦您创建页面就可以很容易地将页面放在正确的位置，也可以轻松的调整现有页面的位置。

你知道吗？ Confluence 的新拖放功能使企业内容管理变得非常简单！

分担责任

聪明的父母会教会孩子自己整理房间。同样，我们认为大型组织不应该只依赖少数管理员。在管理空间方面下放责任的团队往往拥有更好的内容管理（以及更快乐的系统管理员！）

你有没有奖励用户团队管理他们的内容？内容的管理是公司新员工培训的一部分吗？考虑让这成为一种习惯。您可以更轻松地实现这一目标 - 例如，通过设定访问权限和管理权限，您的团队将更快地将其视为共同的责任。

新旧内容的交替

“ 制定你想要的生活的第一步是摆脱你不想要的一切。“ -  约书亚贝克，整理和极简主义作家。

在与我们的客户沟通时，最常发生的问题就是企业内部堆积了太多内容。过时的页面没有被更新，旧页面永远不会被删除，从而造成内容管理的混乱。

如果您有不想删除的旧页面，请尝试为过期内容创建“存档”文件夹或父页面。删除存档的父页面下的所有旧的，过时的页面，以便团队中的每个人都知道忽略它们。我们正在为您的团队提供更简单的方法来查找和删除不需要的内容 - 请持续关注我们在后续的内容更新。