客户实践 | Jira 帮助摆脱人力稀缺争用的陷阱

在很多公司，大家每天都会遇到关于资源争夺的各种问题，比如，研发资源不足，导致项目无法立即启动；比如产品资源不足，导致业务的需求等了又等，比如测试资源不足，项目的上线周期就会延长，其实，很多情况情况下，我们都是在和资源进行着艰苦卓绝的斗争。

今天，我们重点介绍一下和我们工作领域相关的资源：研发资源，特别是当研发资源成为瓶颈和争夺的对象时，我们应该用什么样的方法去解决这个问题，如何利用项目管理的思考去解决这个问题？

一.流程的优化和调整

1.发掘和了解各个部门的痛点

业务部门的痛点：业务部门会反馈说，研发资源不足，影响业务项目的启动，会影响收入，而且也会有抱怨，说研发团队有这么多人，为什么还是总会没有人支持业务需求，甚至也会质疑研发效率。

研发部门的痛点：研发部认为不是研发没有资源，是因为产品或者是业务总是在做一些价值产出不高的事情，导致研发资源被占用。应该在业务价值上有聚焦，关注价值产出，始终做高优先级且收益比最大的事情。同时，研发也认为应该参与到产品和业务的前期讨论环节，贡献自己的研发价值，而不是像齿轮一样，不停的转。

痛点的存在，本质上就是资源稀缺的一种表现形式。只不过是，大家从不同维度，直观的表述自己的资源需求而已。

遇到资源的问题，我们不能提升效率。但是我们可以通过流程去挖掘。找到存在的核心的问题。然后对这个问题进行剖析，去找解决办法。因此，开始着手对整体的研发流程进行梳理和细化。

通过对于流程的梳理，我们发现，最大的问题在于资源问题并没有一个关键的项目里程碑活动可以承接，而且，之前的活动也是比较混乱或者是无序的。而且面对资源本身，作为一职能部门对于研发资源的使用监控，也是比较敏感和警觉的。对此，我们优化整体的流程活动。

2.优化研发流程

通过优化流程，在原有的基础上，增加了一个项目分发机制，承接明确需求方向、优化产品方案及明确资源的工作。主要是重点解决如下几个问题：

（1）业务需求优先级：研发资源始终且一定是有限的。在资源有限的基础上，我们要去思考如何将有限的资源投入到价值更大，更紧急的方向上，实现业务需求优先级的自动排序。同时，增加有效业务产出，对于项目进行业务方向的归属，更能重点突出业务方向。在业务方向上，是经过老板进行统筹的，其他与业务方向无关的项目一律割舍，保证业务的高度聚焦，资源的高度集中，同时进行产品需求和业务关联度的强匹配。

（2）提高研发参与度：通过项目分发的机制，产品的业务的规划和方向，可以被研发提早的了解到。同时，便于大家协作，研发会主动参与规划的实现讨论之中，帮助产品及早的完善方案，同时，贡献自己的技术价值。从被动接受需求到主动参与讨论并积极实现需求，研发的参与热情被开发了。

（3）增加资源透度：通过开诚布公的工作讨论和任务分发与认领，优先支持高优先级、高价值输出的需求，使研发资源可以更加透明的展示给业务方或者产品。通过分发机制，降低了信息不透明或者沟通不足引发的猜忌。

（4）提升PMO的项目参与度：研发负责代码开发，测试负责验证，产品负责需求产出，PMO本身的价值到底应该怎么定位呢？所以，这里我们要思考PMO的商业价值到底是什么？

如果是思考我们的价值，我们必须了解我们现在的位置。我们更多的是聚焦在正式的项目，并且是科学规划的。我们的工作领域和重心是在放在这个区域的，但是如果我们的问题是可以交付更多是的商业价值。可以想象，我们是不是自己限制住了自己呢？我们自己锁定了自己的区域。另外一个问题，就是其他领域的项目是不是有商业价值呢？如果有，我们是不是应该对我们的定位和区域的调整呢？如果我们面对PMO遇到了价值输出或者是其他的困惑，其实，这个四象限可以帮助我们进行定位，帮助我们重新起航。

如果我们可以更聚焦于商业价值，其实，我们可以支持更多的业务线的很多项目，可以使用明确的项目能力来提供支持。

二.如何利用 Jira 和 Confluence 支持流程优化

Jira 最重要的优点就是：使用简单，流程和业务界面通过看板展现，一目了然。同时，我们将 Jira 和 Confluence 整合，把全部的信息落地，同时知会项目相关方。然后，统一由项目进行跟进。进行整体的资源收口。Confluene 也有一个很大的功能就是评论，可以对项目一些具体信息进行评论，同时针对具体问题引发讨论。并及时同步这些重要信息。

1、方向统一：我们目前的实现方式，通过定期和老板的 review，明确几个比较重要的业务方向，所有的项目或者业务需求，首先需要和业务方向进行强关联。在业务方向明确且共识的基础上，通过业务管道，来进行项目的落地，从而提升业务方向或者是业务管道的正确。

2、有效产出：有了关键活动，就要有相应的业务价值。所以，通过项目分发，一定要解决资源问题。最起码，要保证业务优先级很高的问题，要在资源上得到解决。所以，项目分发后，重要的项目或者需求一定要优先解决。

3、信息透明：我们必须承认，我们有痛点或者是有意见，其实本质上，就是因为我们彼此不信任，或者不那么信任，所以，构建相互信任的基础也很重要。之所以业务不满意，产品不满意，有一方面是业务的压力，其实，还有一个隐含的冰山，就是不信任。或者大家认为研发有资源留存的不信任问题。所以，我们希望通过这个活动，解决资源透明问题。要明确，各位研发资源都是在哪个项目里。让业务方有全局视角。同时，不仅提供资源全是视角，而且有业务需求全视角。

如何增强 PMO 职能或者价值，是我们必然面对的问题，同时，价值也是 PMO 存在的根本。所以，如何贡献或者输出价值，贡献或者或者输出更多的商业价值，就成为了 PMO 的一个重要方向。根据实际的工作经验，我们总结为：商业价值。

贡献商业价值一定是组织或者职能部门的根本价值观。所以，贡献更大的商业价值变成为了我们 PMO 的首选。同时，PMO 在项目管理领域里，实现商业价值最大化的方法一定是基于系统层面进行优化&调整。通过优化&调整系统，不断的提升系统价值，不断的构建强生命力的系统和流程，推动系统层面输出更大的商业价值，永远是 PMO 的使命和动力。

三.总结和思考

在项目思维的框架下，解决资源问题的正确方式是：以对系统进行优化和调整为出发点，通过去寻找多个部门或者组织的交集痛点为问题，并对此进行深入的分析，寻找共同价值的系统解决方案，不断的推动系统或者是机制的迭代和演进，来贡献或者产生更强大生命力。虽然PMO可能无法从本质上提升单个作战单元的绩效，但是，我们通过不断的优化系统，定位系统问题，不断的找到解决或者提升系统的方法，我们就可以不断的提升整体系统的有效产出。

同时，单纯的进行系统优化，是无法满足系统或者业务对于组织或者职能的需求。必须不断的整合更多的资源和系统，关注端到端的高效价值产出，产生更多的高效价值裂变，从而不断地贡献更高的系统价值，推动职能或者组织输出更高的商业价值。

只有不断进行持续优化与改进系统，时刻保证系统的高效产出可以为商业价值贡献能力，系统的使命和职能存在的结合点，才得到了更有效的保障。

来源：微信公众号Atlassian速递 作者：杨亮